Sistema de gestão para escola de música

Os módulos do sistema

O have a band pro reúne a gestão inteira da escola de música num lugar só, ligada à preparação das aulas.

1. O que um sistema para escola de música precisa resolver

Uma escola de música tem uma rotina que um sistema escolar genérico não entende bem. A maior parte das aulas é individual e semanal, com o mesmo professor e o mesmo horário durante meses. O aluno falta e pede reposição. Quem paga a mensalidade nem sempre é quem estuda. O professor recebe conforme uma regra combinada com a escola, e cada professor pode ter a sua.

Um sistema para escola de música precisa ligar essas peças. Quando uma aula muda, a agenda, a presença, a cobrança e o pagamento do professor continuam certos, sem que alguém tenha de corrigir três planilhas no fim do mês.

2. Agenda, turmas e reposição

A agenda mostra professores, salas e horários, com os detalhes de cada aula. Aula individual e turma convivem no mesmo calendário. O horário semanal de cada matrícula gera as aulas, e a presença fica registrada em cada encontro.

Mudança de horário é tratada como remarcação: a mesma aula muda de dia ou de hora, sem virar outra aula nem gerar outra cobrança. Quando a falta dá direito a outra aula, ela vira uma reposição: a escola autoriza e define até quando ela vale. O novo horário pode ser marcado pela escola ou pela própria família, no portal, onde ela também avisa as faltas. O histórico mostra o que aconteceu com cada aula.

Para encaixar um aluno novo, a tela de horários livres mostra quando o professor e a sala estão disponíveis ao mesmo tempo, já descontando aulas, reservas e feriados.

Para entender a diferença entre remarcação, reposição e aula extra, leia o guia de reposições de aulas de música.

3. Matrícula, contrato e responsáveis

Cada aluno tem uma ficha única, com contatos, responsáveis e matrículas. Quem estuda dois instrumentos continua sendo uma pessoa só, com duas matrículas, cada uma com seu curso, professor, horário e valor.

A matrícula guarda o contrato e cada etapa com data: início, alterações, renovação e encerramento. O responsável lê e aceita o contrato on-line, com um código enviado por e-mail, e o aceite fica registrado. Renovações e reajustes de mensalidade podem ser feitos em lote, com uma prévia antes de aplicar.

Como o histórico fica guardado, dá para saber quem estudou o quê, com quem e em que condições.

Dono, gestor, secretaria, financeiro e professores entram com acessos diferentes. O professor vê só os próprios alunos e as próprias aulas, na área dele. A secretaria vê a escola inteira.

O sistema também emite certificados de conclusão, controla a loja, o estoque e o empréstimo de instrumentos, cadastra as salas e pode mandar um resumo semanal por e-mail para a direção.

4. Mensalidades, cobrança e pagamento de professores

O financeiro mostra o que entrou, o que está em atraso e quanto cada professor tem a receber. Cada cobrança fica ligada à matrícula, e o caixa e as contas a pagar estão no mesmo painel. Os detalhes, com telas, estão em controle financeiro para escola de música.

Há dois jeitos de receber. No registro direto, a família paga por Pix, depósito ou transferência na conta da escola, e a equipe registra o pagamento. Na automação financeira, a mensalidade sai por Pix ou boleto, a família paga pelo portal e a confirmação chega sozinha, sem ninguém conferir o extrato. Cada pagamento recebido pela automação tem a tarifa do Asaas e uma taxa de serviço, descontadas no próprio recebimento.

O pagamento de professores segue regras por tipo de aula: regular, em turma, de reposição e experimental. O fechamento do mês vira um extrato que o professor confere na área dele. As contas a pagar aceitam lançamento único, mensal ou parcelado, e a conciliação bancária compara o extrato do banco, em arquivo OFX, com os lançamentos. O resumo da cobrança online está na página inicial.

Para decidir com antecedência, o simulador do financeiro projeta a receita de mensalidades para os próximos 3, 6 ou 12 meses. A escola informa quantos alunos novos espera por mês, a perda de alunos e o reajuste, e compara o resultado com a base atual. Também dá para transformar uma meta de faturamento em número de alunos e ver quanto a escola depende de cada curso. Os controles mudam só a simulação; cadastros, contratos e cobranças continuam como estão.

5. Do interessado à matrícula

Quem pede informação sobre aulas entra no funil de interessados, seja pelo formulário da escola, seja pelo cadastro feito pela equipe. A aula experimental pode ser marcada por um link: a pessoa escolhe o curso, o professor e um horário que está livre de verdade, e a aula já entra na agenda. A equipe registra as conversas, acompanha os próximos passos e mantém uma lista de espera para quando abrir vaga.

6. Portal do aluno e da família

Aluno e responsáveis acessam o portal pelo navegador, inclusive no celular. Cada um vê o que diz respeito a ele: agenda, o que foi feito em cada aula, estudos, avisos, faturas e certificados. Pelo portal, a família avisa uma falta, pede remarcação e marca a reposição autorizada, sem ligar para a escola.

A escola manda comunicados por e-mail e pelo portal, escolhe quem recebe, usa modelos e pode agendar o envio. A cada trimestre, o professor pode revisar e liberar um relatório de evolução para a família.

7. Onde a música entra na gestão

Sistemas de gestão costumam ficar só no escritório. O have a band pro também cuida da aula. O professor prepara cada aula com objetivo, repertório e exercícios, libera estudos para o aluno e acompanha as entregas. Materiais e trilhas ficam guardados na biblioteca da escola e podem ser usados de novo com a próxima turma.

Para praticar em casa, o aluno usa o HAB, aplicativo para computador que separa os instrumentos da música. O aluno silencia a própria parte e toca com a banda, com pauta, tablatura e controle de velocidade. O HAB vem incluído para o professor e os alunos, também no plano grátis.

8. Como escolher um sistema para escola de música

Sistema, software, plataforma, programa ou ERP para escola de música: o nome muda, mas a necessidade é a mesma. Antes de contratar qualquer um, teste com a rotina real da sua escola.

1. Reposição: registre uma falta, autorize a reposição e agende. Confira se a aula original, a cobrança e o pagamento do professor continuam certos.
2. Remarcação: mude uma aula de horário e veja se o sistema move a mesma aula ou cria outra.
3. Responsáveis: cadastre um aluno menor de idade com dois responsáveis e veja quem recebe a cobrança e os avisos.
4. Duas matrículas: matricule o mesmo aluno em dois instrumentos e confira se o cadastro dele continua sendo um só.
5. Professores: feche o mês de um professor no sistema e compare com a conta que você faz hoje.
6. Cobrança: gere uma mensalidade, faça o pagamento e veja em quanto tempo o sistema o reconhece.
7. Família: abra o portal como responsável, pelo celular, e veja se a próxima aula aparece com clareza.
8. Migração: pergunte como os seus dados entram no sistema e quanto tempo isso leva.

Se a sua escola ainda controla tudo em planilha, comece pelo nosso modelo gratuito de planilha para escola de música e troque por um sistema quando ela começar a atrapalhar.

9. Quanto custa e como começar

Existe sistema gratuito para escola de música?

Até 5 alunos ativos, o have a band pro é grátis, com agenda, organização dos alunos, mensalidades com registro dos recebimentos, portal da família e o HAB. Cada aluno conta uma vez, mesmo com mais de uma matrícula.

A partir do sexto aluno ativo, a escola escolhe o plano pela faixa de alunos, e a automação de cobrança por Pix e boleto já vem incluída nos planos pagos.

Valores de setembro de 2026. O seletor de planos da página inicial mostra sempre os valores atuais. Tarifas do Asaas e a taxa de serviço por pagamento recebido pela automação são cobradas à parte, conforme a tabela exibida no sistema antes da emissão da cobrança.

Como começar

Crie o espaço da escola, cadastre professores e cursos e traga os dados pela importação de planilha: alunos com responsáveis; matrículas com curso, horário e valor; faturas em aberto; e interessados. A importação aceita arquivos .csv e .xlsx, mostra tudo linha por linha para revisão antes de gravar e pode ser desfeita. Se a escola vem de outro sistema, fale com a gente antes para planejar a migração.