Para donos e secretarias de escolas de música
Controle financeiro para escola de música
O financeiro do have a band pro cuida de tudo que entra e sai de uma escola de música: mensalidades que se geram sozinhas, cobrança automática por Pix e boleto, inadimplência sob controle, pagamento de professores, caixa, conciliação bancária e uma simulação de quanto a escola pode faturar nos próximos meses.
Esta página mostra as partes principais com telas reais do sistema, na escola de demonstração e com dados fictícios. No fim estão os preços e as perguntas que donos de escola costumam fazer antes de deixar a planilha ou o sistema atual.
1. O que o financeiro de uma escola de música tem de diferente
Um sistema financeiro genérico trata cada cobrança como uma venda. Numa escola de música, a receita vem de matrículas que duram meses: a mensalidade se repete, quem paga muitas vezes é o responsável e não o aluno, um mesmo aluno pode estudar dois instrumentos, a falta com reposição não pode gerar cobrança nova, e cada professor recebe por uma regra combinada com a escola.
Por isso o financeiro do have a band pro nasce da matrícula. Cada fatura sabe a que aluno, curso e período se refere, quem paga e quais aulas estavam previstas. Quando a agenda muda, o dinheiro continua certo sem ninguém corrigir planilha no fim do mês.
2. Mensalidades que se geram sozinhas
Na matrícula a escola define o valor, o plano de pagamento e o dia de vencimento. A partir daí as mensalidades são geradas mês a mês, com o período de referência e as aulas previstas no mês. Fatura avulsa, taxa de matrícula e venda da loja entram no mesmo lugar.
- Um aluno, duas matrículas: quem estuda bateria e canto tem as duas cobranças no mesmo cadastro, cada uma com seu valor.
- Responsáveis: a mensalidade pode ser dividida entre os responsáveis (pai e mãe, por exemplo), cada um com a sua parte.
- Bolsa e desconto: bolsa com data de início e fim, desconto em um dos cursos da matrícula e desconto para pagamento até o vencimento.
- Multa e juros: configurados pela escola e calculados no dia do pagamento, sem conta à mão.
- Reajuste e renovação em lote: com uma prévia de cada contrato antes de aplicar.
3. Cobrança automática por Pix e boleto
Com a automação financeira ligada, cada mensalidade vira uma cobrança por Pix e boleto alguns dias antes do vencimento, na conta de cobrança da escola no Asaas. A família paga pelo portal, no celular, e o pagamento se confirma sozinho: a fatura baixa, o recibo fica disponível e o dinheiro entra no caixa. Ninguém confere comprovante nem extrato. Pela página de pagamento, a família também pode pagar com cartão e deixá-lo salvo para as próximas mensalidades.
Se a escola preferir receber direto na própria conta, por Pix, depósito ou transferência, isso também funciona, inclusive no plano grátis: a equipe registra o pagamento e o resto do financeiro segue igual. Dinheiro, cartão e cheque com data de compensação também são registrados.
Para mandar a cobrança para quem vai pagar, a segunda via junta Pix, boleto e link de pagamento na mesma mensagem: o e-mail sai em um clique, e o WhatsApp abre com o texto pronto para enviar. Pedir a segunda via de novo reenvia o mesmo Pix, nunca uma cobrança nova.
4. Inadimplência sob controle
A régua de cobrança manda lembretes por e-mail antes do vencimento, no dia e depois, com o texto que a escola escrever. Cada lembrete sai uma vez por fatura, e depois do último passo o aviso se repete a cada 5 dias até 30 dias de atraso. A régua pausa enquanto houver uma data combinada com a família e para quando o pagamento entra. O valor atualizado com multa e juros vai no próprio lembrete.
O que a régua não resolve aparece no painel do que precisa de atenção: faturas vencidas separadas por tempo de atraso, cobranças sem forma de pagamento e cartão recusado. Cada linha mostra o último lembrete enviado, quem já falou com a família e a data combinada, com o WhatsApp a um clique. Quando a conversa termina em acordo, o valor é dividido em parcelas com data; quando a escola desiste de receber, a fatura vira recebimento improvável e sai do saldo em aberto sem ser apagada.
5. Pagamento de professores
Cada professor tem a própria regra de pagamento: valor fixo por aula, percentual da mensalidade, por hora, fixo por mês ou por aluno, com valores diferentes por tipo de aula (regular, em turma, de reposição e experimental). O fechamento do mês sai do que foi registrado na agenda e na presença e vira um extrato que o professor confere na área dele. Aula remarcada não é paga duas vezes, e a reposição é paga uma vez só, quando acontece.
Como o extrato nasce das aulas, a pergunta "quanto eu devo ao professor este mês?" deixa de ser uma tarde de planilha e passa a ser uma tela.
6. Caixa, contas a pagar e conciliação bancária
- Caixa: abertura e fechamento da gaveta do dia, com a diferença na contagem registrada.
- Contas e bancos: banco, conta de cobrança, caixa e cofre, cada um com seu saldo registrado.
- Contas a pagar: lançamento único, mensal ou parcelado, com categoria.
- Fluxo de caixa: entradas e saídas por mês e por categoria.
- Conciliação bancária: o extrato do banco, em arquivo OFX, ou o extrato do Asaas é comparado com os lançamentos. O sistema mostra o que bateu, o que não bateu e os duplicados prováveis, e cria o lançamento a partir da linha do extrato quando falta.
7. Painel do dono e previsão de receita
A visão geral mostra o que entrou no caixa no mês, o que saiu, o resultado e o total vencido, com o caixa dos últimos meses, as saídas por categoria e as mensalidades por curso e por professor.
Para olhar para a frente, o simulador projeta as mensalidades dos próximos 3, 6 ou 12 meses. O dono informa quantos alunos novos espera por mês, a perda de alunos e o reajuste, e compara com a base atual. Também transforma uma meta de faturamento em número de alunos, mostra quanto a escola depende de cada curso e quantas vagas ainda cabem nas turmas que já existem. Os controles mexem só na simulação: cadastros, contratos e cobranças continuam como estão.
8. Quanto custa
O have a band pro é grátis até 5 alunos ativos, com mensalidades, caixa, contas a pagar e registro manual dos recebimentos. A automação por Pix e boleto, nessa faixa, custa R$ 59,90 por mês. A partir do sexto aluno ativo, a escola escolhe o plano pela quantidade de alunos, e a automação já vem incluída. Cada aluno conta uma vez, mesmo com mais de uma matrícula.
| Alunos ativos | Mensalidade do sistema |
|---|---|
| Até 5 | Grátis (automação de cobrança opcional: R$ 59,90) |
| Até 15 | R$ 99 |
| Até 25 | R$ 129 |
| Até 50 | R$ 174 |
| Até 100 | R$ 208 |
| Até 150 | R$ 244 |
| Até 200 | R$ 293 |
| Até 300 | R$ 325 |
| Até 400 | R$ 381 |
| Até 500 | R$ 435 |
| Mais de 500 | Sob consulta |
9. Perguntas frequentes sobre o financeiro da escola de música
Preciso de conta no Asaas para usar a cobrança automática?
Não precisa ter uma antes. A escola pode usar a conta de cobrança que o have a band pro cria para ela ou conectar a chave da própria conta Asaas, se já tiver uma. Os serviços financeiros são fornecidos pelo Asaas IP S.A., instituição de pagamento autorizada pelo Banco Central do Brasil. Sem automação, a escola recebe direto na própria conta e registra os pagamentos.
A família precisa instalar algum aplicativo para pagar?
Não. O portal abre no navegador do celular e mostra a mensalidade com o QR do Pix, o código para copiar e a linha do boleto. A segunda via também chega pelo WhatsApp ou por e-mail.
O sistema calcula multa e juros sozinho?
Sim. A escola define a multa e os juros uma vez, e o valor do dia é calculado quando a família paga ou quando a secretaria registra o pagamento. O lembrete da régua depois do vencimento já leva o valor atualizado.
Dá para tirar relatório de inadimplência?
Dá. Em Relatórios ficam a inadimplência, a inadimplência por faixa de atraso e o DRE com a margem da escola, com exportação em CSV para abrir no Excel ou nas Planilhas Google. No dia a dia, o painel do que precisa de atenção já mostra quantidade e valor em cada faixa.
Como migrar o financeiro de outro sistema ou da planilha?
A importação traz alunos, responsáveis, matrículas com valor e faturas em aberto de arquivos .csv e .xlsx, com prévia linha por linha antes de gravar. O modelo de planilha já usa os nomes de coluna que a importação reconhece. Para vir de outro sistema, fale com a gente antes.
O professor vê o que tem a receber?
Vê. O extrato do mês aparece na área dele, com as aulas que entraram no cálculo, e ele confere antes do pagamento.