Como organizar reposições de aulas de música

1. Identifique o que está mudando

Essa distinção evita que toda mudança vire uma aula extra. Se a intenção era apenas mover um encontro, criar outro pode deixar o original na agenda e confundir o controle financeiro.

2. Confira a aula perdida antes de autorizar

Confira qual aula foi perdida e se a presença, a falta ou o cancelamento foi registrado corretamente. No have a band pro, o direito de reposição depende desse registro, do motivo e das regras configuradas. Nem toda falta gera reposição.

Falta do aluno, ausência do professor e cancelamento pela escola podem ter condições diferentes. Antes de responder à família, confira a regra que se aplica àquele caso. Não crie uma política nova durante o atendimento.

1. Abra a fila de Reposições e localize o aluno e a aula de origem.
2. Confira a situação e a data indicada em Vence em.
3. Autorize mantendo o prazo, autorize com um novo prazo quando fizer sentido ou registre a recusa.
4. Explique a decisão e informe que a confirmação do horário é uma etapa separada.

Uma mensagem possível: “Sua reposição foi autorizada e vale até 30/10. Vamos combinar um horário com você.” Use apenas datas e condições que tenham sido registradas para aquele caso.

3. Agende sem sobrepor compromissos

Procure disponibilidade em Horários livres, filtrando por professor ou instrumento. Considere o horário do aluno, a duração do encontro e a necessidade de sala. Um horário livre na agenda do professor, sozinho, não garante a aula: a sala e o aluno também precisam estar livres.

1. Na reposição autorizada, escolha Agendar. A janela que abre mostra primeiro os horários livres sugeridos.
2. Escolha uma sugestão. Para ampliar a busca, use Ver horários de outros professores. Se precisar informar dia, hora e professor manualmente, escolha Marcar outro horário; nessa opção, a sala pode ficar em branco quando a aula não precisar de sala fixa.
3. Confira os dados antes de confirmar. No horário informado manualmente, o sistema verifica os conflitos ao salvar; se houver conflito, ajuste o horário, o professor ou a sala apontados no aviso.
4. Confirme o agendamento e avise a família sobre dia, hora, professor e local.

O encontro criado fica ligado à reposição. Assim dá para saber qual aula perdida está sendo reposta. Não crie uma aula extra no lugar da reposição: o sentido e o efeito na cobrança são diferentes.

Se o pedido for só para mover uma aula futura, use Remarcações ou a ação correspondente na Agenda. A remarcação mantém a mesma aula e não mexe na mensalidade.

4. Acompanhe o que ainda falta resolver

Acompanhe em separado as reposições que aguardam decisão, as autorizadas ainda sem horário e as já agendadas. As autorizadas sem horário merecem atenção antes do vencimento: a família pode acreditar que tudo está resolvido, enquanto ainda falta combinar o encontro.

Quando não houver horário dentro do prazo, a escola pode dar um novo prazo. No have a band pro, essa decisão fica separada do agendamento. Não prometa um encaixe que ainda não foi confirmado.

Se uma reposição já agendada precisar mudar, altere o encontro que está na Agenda em vez de criar outra aula. Se encontrar um lançamento financeiro inesperado, investigue a origem: reposição e remarcação não geram cobrança nova.

O que conferir no fim da semana

• Há pedidos sem resposta que a família está esperando?
• Há reposições autorizadas perto do vencimento e ainda sem horário?
• Os encontros confirmados têm professor e local definidos quando necessário?
• A presença foi registrada após a aula, para o histórico continuar confiável?

Para conectar essa rotina ao cadastro, à preparação e aos recebimentos, veja como organizar aulas particulares de música.